Film z wesela to pamiątka na lata. Emocje są jednak ulotne, a pamięć bywa wybiórcza. Dlatego umowa z kamerzystą ślubnym musi być precyzyjna. Chroni Twój budżet, terminy i oczekiwania. Poniżej znajdziesz praktyczny poradnik. Piszemy jak prawnicy, ale po ludzku.
Kto jest stroną umowy i za co odpowiada
Ustal, z kim podpisujesz umowę. To może być osoba fizyczna albo firma. Sprawdź dane: pełna nazwa, adres, NIP, REGON. Jeśli to osoba bez firmy, poproś o PESEL. Dzięki temu łatwiej wyegzekwujesz świadczenie. Zwróć uwagę, czy wykonawca to konkretny kamerzysta, czy „zespół”. Jeśli zależy Ci na danym filmowcu, wpisz jego imię i nazwisko. Dodaj klauzulę, że zastępstwo wymaga Twojej zgody.
Zakres usługi – co ma nagrywać kamerzysta
Nie wystarczy hasło „film ślubny”. W umowie z kamerzystą określ:
- jakie części dnia obejmuje reportaż: przygotowania, ceremonia, przyjęcie, plener, „podziękowania dla rodziców”
- ile będzie operatorów, kamer, mikrofonów i czy będzie dron
- styl pracy: reportaż, teledysk ślubny, ujęcia inscenizowane
- obowiązek wykonania ujęć kluczowych: przysięga małżeńska, pierwszy taniec, tort
Unikaj ogólników. Gdy zapis brzmi: „według uznania kamerzysty”, masz kłopot. Wpisz minimum gwarantowane. To później ograniczy spory.
Standard jakości i sprzęt
Nie musisz dyktować marki kamery. Wystarczy standard: 4K, 25/50 fps, zewnętrzne mikrofony, stabilizacja, zapasowe nośniki. Dodaj zdanie o kopii bezpieczeństwa nagrań w dniu ślubu. To drobiazg, który ratuje materiał po awarii karty.
Czas pracy w dniu ślubu i wesela
„Do oczepin” to za mało. Daj ramy godzinowe, np. od 11:00 do 1:00. Wpisz dokładny adres ceremonii i sali. Z góry ustal stawkę za dodatkowe godziny. Zadbaj o przerwę i posiłek dla ekipy. To standard w branży i zmniejsza ryzyko przeciągnięć.
Produkty końcowe: długość filmu, nośnik, poprawki
W umowie z kamerzystą ślubnym wskaż:
- czas trwania „gotowego filmu” (np. 15–25 minut) i teledysku ślubnego (np. 2–4 minuty)
- czy dostajesz materiały surowe i w jakiej formie
- nośnik: pendrive, link do pobrania, dysk; format plików i rozdzielczość
- termin przekazania materiałów, np. „do 90 dni od ślubu”
- liczbę poprawek i ich zakres, np. dwie tury korekt montażowych w terminie 7 dni od otrzymania wersji roboczej
- zasady archiwizacji: jak długo usługodawca przechowuje kopie (np. 12 miesięcy)
Dobrze działa mechanizm akceptacji: wersja robocza → Twoje uwagi → wersja finalna. Brak reakcji w terminie oznacza akceptację.
Muzyka, podkład i prawa autorskie
Romantyczny hit w tle? Brzmi pięknie, ale wymaga licencji. Popularne utwory są chronione. Bez licencji film z taką muzyką może zostać zablokowany w mediach społecznościowych. Bezpieczne są banki muzyki z licencją na prywatny użytek. Wpisz, kto kupuje licencję i na jaki zakres pól eksploatacji.
Autorskie prawa majątkowe – licencja czy przeniesienie
„Film jest nasz” to skrót myślowy. W praktyce masz albo licencję na korzystanie, albo przeniesienie autorskich praw majątkowych. W większości przypadków wystarczy licencja:
- pola eksploatacji: odtwarzanie w domu, wyświetlanie na prywatnym profilu, kopia zapasowa
- teren: świat
- czas: bezterminowo
- wynagrodzenie: zawarte w cenie
Jeśli kamerzysta chce użyć Waszego wizerunku „w celach reklamowych” (portfolio, strona, social media), niech uzyska Twoją wyraźną zgodę. Zgoda powinna wskazywać kanały, czas i możliwość jej odwołania.
Wizerunek Twój i gości
Rozpowszechnianie wizerunku co do zasady wymaga zgody osoby widocznej. Goście zwykle są „tłem”, ale publikacja w sieci bywa szeroka. Dobrym rozwiązaniem jest informacja dla gości na zaproszeniach lub tablicy przy wejściu. To ułatwia komunikację i zmniejsza ryzyko sporów.
Dane osobowe i RODO w praktyce
Kamerzysta przetwarza Wasze dane i dane gości. W umowie poproś o klauzulę informacyjną: kto jest administratorem, w jakim celu i jak długo przechowuje dane. Ustal, czy wykorzystuje podwykonawców do montażu i chmury do przechowywania. To kwestia zgodności i bezpieczeństwa.
Cena, płatność i rezerwacja terminu: zadatek czy zaliczka
Rezerwację zwykle zabezpiecza przedpłata. Zadatek jest bardziej stanowczy niż zaliczka. Jeśli odstąpisz bez winy kamerzysty, zadatek przepada. Jeśli odstąpi on, powinien oddać dwukrotność. Zaliczka co do zasady podlega zwrotowi. Nazwij wpłatę wprost i wskaż kwotę zadatku. Ustal harmonogram płatności: rezerwacja, transza przed ślubem, reszta po odbiorze filmu. Zawsze proś o fakturę lub rachunek.
Zmiana terminu, odwołanie, siła wyższa
Życie bywa nieprzewidywalne. W umowie wpisz:
- zasady przepisania umowy na inny termin
- priorytet rezerwacji i możliwość zastępstwa
- co dzieje się z zadatkiem przy odwołaniu z ważnych przyczyn
- mechanizm bezkosztowej zmiany, gdy wystąpi siła wyższa (np. zakazy administracyjne)
Unikaj klauzul „bez żadnej rekompensaty” po stronie usługodawcy. Odpowiedzialność musi być zrównoważona.
Odpowiedzialność, ubezpieczenie i limity ryzyka
Zapytaj o ubezpieczenie OC. W umowie wpisz obowiązek tworzenia kopii zapasowych i starannego obchodzenia się ze sprzętem. Dopuszczalny jest limit odpowiedzialności, ale nie powinien spadać poniżej wysokości zapłaconego wynagrodzenia. Wady filmu? Zadbaj o prawo do poprawek oraz rabatu przy opóźnieniu lub istotnych uchybieniach.
Zastępstwo i liczba operatorów
Czasem zdrowie lub los płata figle. Dopuszczalne jest zastępstwo, ale z Twoją wcześniejszą akceptacją. Wpisz wymóg „operator o porównywalnym doświadczeniu” oraz obowiązek pokazania portfolio zastępcy. Przy większych weselach rozważ kilku kamerzystów. Zapisz minimalną obsadę.
Zgody lokalowe, kościół i dron
Część parafii wymaga pozwoleń dla operatora. Ustal, kto je organizuje. Loty dronem podlegają przepisom i strefom zakazu lotów. Sprawdź, czy filmowiec ma uprawnienia i ubezpieczenie. W umowie zastrzeż, że loty odbywają się wyłącznie, gdy są legalne i bezpieczne.
Procedura reklamacyjna i odbiór dzieła
Umowa to nie tylko nagranie, ale też odbiór. Wprowadź prosty tryb:
- Wersja robocza z watermarkiem.
- 7 dni na uwagi.
- Dwie tury poprawek.
- Wersja finalna i protokół odbioru.
Reklamacje składaj na piśmie z terminem odpowiedzi, np. 14 dni. To porządkuje komunikację.
Najczęstsze pułapki w umowie z kamerzystą
- Brak terminów oddania filmu.
- Ogólne „muzyka wedle uznania” bez licencji.
- Klauzula „wszystkie prawa zastrzeżone” bez licencji dla Ciebie.
- Zero informacji o archiwizacji i kopiach.
- Niejasne zapisy o „materiałach surowych”.
- Zbyt wąsko opisane poprawki („jedna zmiana drobna”).
- Zadatek nazwany „zaliczką” w treści potocznej, ale bez skutków prawnych.
Dobre zapisy, które warto dodać
- „Wykonawca przechowuje kopie materiałów przez minimum 12 miesięcy”.
- „Licencja prywatna: dom, komunikatory, prywatne profile w social mediach, bez ograniczeń czasowych”.
- „Zgoda na użycie wizerunku Par Młodej w portfolio – niewyłączna, odwołalna, bezpłatna, kanały: strona, Instagram, Facebook”.
- „Dodatkowe godziny: X zł/h, zaokrąglenie do 30 minut”.
- „Opóźnienie powyżej 14 dni – kara umowna Y% ceny za każdy rozpoczęty tydzień, maksymalnie Z%”.
Mini-checklista przed podpisaniem
- Czy umowa wskazuje kto, gdzie, kiedy i za ile?
- Czy wiesz co dostajesz: film, teledysk, surowe materiały?
- Czy masz określony czas pracy i stawkę za nadgodziny?
- Czy jest licencja na korzystanie z filmu i jasne zasady muzyki?
- Czy zapisano terminy i poprawki?
- Czy prawidłowo nazwano zadatek lub zaliczkę?
- Czy dopuszczono zastępstwo tylko za Twoją zgodą?
- Czy są zasady RODO i archiwizacji?
FAQ – krótkie odpowiedzi na częste pytania
Czy warto brać surowe materiały? Tak, jeśli planujesz własny montaż w przyszłości. Zapisz format i nośnik.
Czy mogę sam wybrać muzykę? Możesz, ale zadbaj o licencję. Inaczej publikacja w sieci będzie ryzykowna.
Ile poprawek to standard? Dwie tury wystarczą. Wpisz terminy na zgłoszenie uwag.
Co, gdy kamerzysta nie przyjedzie? Umowa powinna przewidywać zastępstwo lub zwrot podwójnego zadatku i odszkodowanie.
Czy kamerzysta może publikować nasz film w social mediach? Tylko z Twoją zgodą i w określonym zakresie.
Podsumowanie
Dobra umowa z kamerzystą to spokój w dniu ślubu i wesela. Precyzyjne zapisy o zakresie pracy, terminach, licencji i płatnościach chronią obie strony. Unikniesz rozczarowań i nieprzyjemnych sporów. Jeśli chcesz, przeanalizujemy Twoją umowę z kamerzystą ślubnym i dopiszemy brakujące klauzule.
Autor
Robert Balcerowicz
